RPA真实经历:广告公司RPA自动化部署演进(下)

我是报表哥,一个互联网连续创业者,月付制RPA上海数员的创始人,同时还拥有一个广告公司。谢谢浏览这篇文章,希望在留言区看到你的交流。上文《广告公司RPA自动化部署演进(上)》说到RPA开始在公司部署和使用,基本花了1个月,逐步把所有客户的数据日报做成了自动化,初战告捷!

初期只考虑验证可行性,没考虑整体程序架构,造成的各种维护麻烦,继续被怼

因为刚开始第一个流程是我写的,当时只想着完成第一个日报自动化,所以程序架构很简单,就一个流程块,参数全部写死在代码里,造成后面新增的时候,只是COPY一下,然后对应改下参数,这样的布局结构,造成有上百个流程块,满屏幕都放不下,而且当时还没加上报错提醒等功能。

RPA机器人是按一个固定顺序做日报,当某客户特别急着催促要日报的时候,只能打断流程,手动改下顺序再继续跑;同时还会遇到EXCEL格式变化、Email格式变化、客户因为换了对接人要改Email地址、抄送、内容也要跟着改,等等一系列的问题,都在部署后的2个月内暴露出来。

初期2个月的实际情况是:业务部一直怼技术部:

  • 不是说了改格式吗!怎么没改!机器人还是发的老格式!
  • Email地址忘改了!
  • 数据表没内容,机器人为什么没填就说做好了!
  • 怎么还没做好啊,说好先做我客户的,客户等着!
业务和技术的互怼

这个时期,业务部和技术部逐步开始产生矛盾,技术部都是宅男,业务部都是女生,女生怼宅男,宅男憋闷气。一次我和技术部吃饭,他们说了一句“明明是我们帮业务部提升效率,现在弄的好像是我们要帮她们完成工作一样。我们帮他们,他们还怼我们,我们又不是她们下属。”

技术部这句话,当时就给我当头一棒,让我意识到:RPA即服务!客户的预期永远不是代码,而是工作结果。

只有重新设计,彻底重写,才能用好RPA

磕磕绊绊中,又2个月过去了,虽然一切都理顺了,但小问题还是不断。我决定重新开放,重新设计机器人的责任划分和交互流程,必须把运维工作降到最低,同时要让业务部小姐姐请技术部小哥哥喝奶茶。

那要怎么做呢?架构重新设计:

  1. 做一个管理后台,客户信息全部由业务部进行管理,机器人通过接口取数据,例如对接人称呼、Email地址,抄送地址、邮件格式、附件要求、日报排序等。
  2. RPA机器人重新设计,把所有相同操作模块化,所有参数都自动从api读取,从原来的100多个各自为政的小流程块,整合成一个大机器人流程,配合后台数据,自动化的完成所有个性化的要求。

番茄炒蛋是否好吃,除了食材(RPA软件),更关键的是厨师(RPA项目经理)

按新规划开始重新折腾,熬夜1周,日报机器人和邮件机器人完全进行了重写,数据后台功能也加强了,客户数据维护责任交还给了业务部,同时也处理好了任务插队等问题,团队内互怼的声音逐渐变少,1个月后当我提出业务部小姐姐应该请技术部喝奶茶的时候,业务部总监直接买了奶茶+全家桶,慰劳技术部小哥哥,但是!开始提出新的需求了 :)

业务部小姐姐开始主动向技术部提出新需求

自动化带给企业面对变化的能力,客户都被感动了

我们在2019年4月开始实施RPA,2019年下半年已经稳定,2019年底日报几乎全自动、周报只需填小结、月对账完全自动化、还有各种辅助小工具,公司变的井然有序,业务部和客户闲聊的时间变多了,产生了更多商机;技术部整天研究新技术方向、新工具,AI也开始学起来了;当然还有广告投放部,也用上了自动化数据分析工具,而我开始每天就看看书、散散步、想着下一步。

一晃就到了2020年春节,武汉疫情牵动人心,全国气氛紧张,全国开始居家办公,我们一直到今天(2022-5-29)还是居家办公,你没看错,我们已经居家办公2年半了;期间因为米哈哟要整租我们这层楼,我们在上海的男生一起搬了一次办公室,就再也没见过面,搬家那天物业老师很好奇我们是干什么的,为什么天天不来公司,还每月交房租。

疫情刚开始正好是春节,因为我们的自动化程度高,春节期间以及所有的节假日都会给客户发日报,被多个客户点赞,因为他们的其他广告供应商春节是几乎不干活的,我们的服务意识显的尤为突出;而实际情况是业务部小姐姐只需收到机器人的工作通知,手机上点击发送邮件就可以了,一天用不了5分钟。

总结:

  • 前期需求多调研,后面技术少绕弯;那种拿个需求文档就回去开发的服务商,都不靠谱。
  • 自动化产品设计中,分清角色责任边界最重要,这个不弄清晰,RPA做成什么样都会“不好用!”
  • 数字化、中台化、RPA自动化,带来企业面对变化的能力;而这种能力的前提是最大幅度降低沟通成本。企业从人推动变为中台推动,面对市场变化的能力会大幅提升。

我是报表哥,2019年为我广告公司全面部署自动化后,2019年8月组建了RPA业务部,开始接来自RPA厂商的外包,2022年该部门独立出来,成立了上海数员RPA,数员也就是数字员工的简称,也不接外包了,成为独立的RPA咨询+设计+开发服务商。如果你有RPA自动化的问题,可以联系我们哦。